Konto
[xoo_wsc_cart]
Wniosek o nadanie włoskiego numeru VAT dla firm zagranicznych, tzn. nie włoskich, jest jedną z nielicznych procedur do wykonania nadal w formie papierowej. Elektronicznie możemy nanieść wyłącznie zmiany danych naszej firmy ale już po nadaniu włoskiego numeru lub wyrejestrować numer VAT.
Dokumenty i informacje niezbędne do przygotowania wniosku o nadanie VAT we Włoszech:
1. KRS/CEIDG – wypis z rejestru przedsiębiorstw z kraju siedziby, może być wygenerowany elektronicznie.
2. Zaświadczenie o numerze VAT UE nadanym przez Urząd w kraju, gdzie ma siedzibę firma. Musi to być dokument wydany oficjalnie przez US w kraju, w którym ma siedzibę firma – w formie elektronicznej lub papierowej. Niestety do celów tej procedury nie można go zastąpić potwierdzeniem VIES.
3. Adres urzędu skarbowego któremu podlega firma w kraju siedziby,
4. Kopia dokumentu tożsamości Prezesa Zarządu lub właściciela przedsiębiorstwa.
5. Dane osoby uprawnionej do reprezentacji firmy – będzie to wyłącznie Prezes Zarządu lub członek Zarządu, np. wiceprezes, jeżeli spółka nie ma prezesa. Niestety nie możemy wskazać prokurenta. Dzieje się tak dlatego, że przy nadaniu numeru VAT spółce, z urzędu nadawany jest także włoski numer podatkowy osobie reprezentującej spółkę, tzw. codice fiscale. Numer ten oraz dane przedstawiciela będą wskazane na włoskich deklaracjach VAT.
W przypadku firm JDG, wskazuje się dane właściciela firmy.
Dokumenty wymagające tłumaczenia na język włoski:
1. Aktualny KRS / CEIDG (wypis z rejestru przedsiębiorstw z kraju siedziby).
2. Zaświadczenie o numerze VAT UE nadanym przez Urząd w kraju, gdzie ma siedzibę firma.
Wniosek wypełnia się na druku ANR3 wraz oświadczeniem. Zlecając uzyskanie numeru VAT we Włoszech FTA ADVISORS S.R.L., przeprowadzimy całość procedury od wypełnienia dokumentów do uzyskania i przekazania decyzji o nadaniu numeru VAT we Włoszech.
Skompletowany wniosek podpisany w oryginale o nadanie numeru należy przesłać przesyłką kurierską lub pocztą z możliwością śledzenia przesyłki na adres włoskiego US w Pescarze.
Czas trwania procedury to min. 30 dni od daty dostarczenia wniosku do US w Pescarze. Może on jednak być dłuższy, i trwać nawet do 3 miesięcy, gdyż czas rozpatrywania zależy od ilości wniosków, które wpłyną w danym okresie do urzędu.
Jak postąpić, jeżeli już wykonaliśmy np. sprzedaż, którą mieliśmy obowiązek rozliczyć do VAT we Włoszech, ale o tym nie wiedzieliśmy i zrobiliśmy to przed nadaniem włoskiego numeru VAT?
Sytuację można uporządkować, aż do czasu otrzymania wezwania z włoskiego US. Można złożyć wniosek o nadanie VAT również dla okresów wstecz, jednocześnie prosząc o niestosowanie sankcji przez włoski US. Jeżeli sądzisz, że Twoja firma może znajdować się w w takiej sytuacji, skontaktuj się z nami. Przeprowadzimy Cię przez procedurę i jeżeli zajdzie taka potrzeba, pomożemy rozliczyć podatek wstecz stosując czynny żal, a zatem unikając sankcji z urzędu oraz z ewentualnymi odsetkami za spóźnienie nieporównywalnie niższymi niż te urzędowe.
2. Co się stanie, jak dane naszej firmy w Polsce lub w innym kraju siedziby UE się zmienią?
Jeżeli dane naszej firmy ulegną zmianie, np. zmieni się jej nazwa, adres siedziby lub osoba uprawniona do reprezentacji, należy taką zmianę zgłosić – najlepiej w ciągu 30 dni – do włoskiego US. Można to zrobić w takiej samej formie jak przy wnioskowaniu o numer, czyli papierowo na druku ANR3. Dużo prościej i szybciej zgłasza się te zmiany elektronicznie, zlecając tą usługę uprawnionemu pośrednikowi.
3. Jakie są obowiązki firmy UE we Włoszech po nadaniu włoskiego numeru VAT?
Po uzyskaniu numeru VAT we Włoszech jako firma zagraniczna, masz obowiązek:
- prowadzić rejestry VAT wg włoskich przepisów. Dotyczy to tylko transakcji, które dokumentujesz na włoskim numerze VAT Twojej firmy. Do celów udokumentowania kosztów, faktury te nadal uwzględnisz w kraju swojej siedziby. Do celów VAT, musisz zarejestrować je we Włoszech.
- składać deklaracje kwartalne VAT wg włoskiego kalendarza podatkowego oraz jedną podsumowującą deklaracje VAT roczną. Deklarację zerową powinieneś złożyć raz w roku, jeżeli nie przeprowadziłeś żadnej transakcji na włoskim numerze, ale nie zdecydowałeś się na jego wyrejestrowanie.
- opłacać podatek VAT, miesięcznie lub kwartalnie również zgodnie z terminami obowiązującymi we Włoszech. Bez względu na to czy opłacasz podatek we Włoszech co miesiąc czy co kwartał, deklaracje VAT zawsze będziesz składać kwartalnie.
Uwaga. Jeżeli zdecydujesz się na płatność podatku co kwartał, czyli ze sporym odłożeniem terminu to włoski US zobowiąże Cię do dodatkowej opłaty 1% od kwoty VAT, jaki musisz zapłacić we Włoszech. Zatem jeżeli kwoty podatku są wysokie i możesz opłacać VAT miesięcznie, będzie to korzystniejsze rozwiązanie.
UWAGA – może się zdarzyć, że fakturę kosztową z Włoch otrzymasz na polski numer NIP., mając już przyznany włoski numer VAT. Wniosek o zwrot VAT dla takich faktur zgłoszony np. z Polski w procedurze VAT REF, zakończy się najprawdopodobniej odmową włoskiego US, który powoła się na art. 38 włoskiej Ustawy o vat, którą można określić w skrócie “ponieważ Twoja firma ma nadany włoski numer VAT, przysługuje Ci prawo do odliczenia tego podatku bezpośrednio w deklaracjach VAT we Włoszech. Odmawia się zwrotu złożonego z Polski”.
Podatek VAT do zwrotu nie może jednak Ci przepaść, zwykle przez okres 5 lat. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest zarejestrowanie, w drodze wyjątku, faktur wystawionych na polski NIP we włoskich rejestrach VAT i odliczenie podatku we Włoszech lub wnioskowanie o jego zwrot we Włoszech. VAT z takich faktur można uwzględnić wyłącznie w jednym kraju, a zatem we Włoszech, prawidłowo dokumentując je we włoskich rejestrach i deklaracjach VAT.
4. Czy firma zagraniczna posiadająca włoski numer VAT musi wystawiać faktury we włoskim systemie faktur elektronicznych?
Podmiot niebędący rezydentem, czyli np. firma zagraniczna, która otrzymała włoski numer VAT zgodnie z art. 35-ter Dekretu Prezydenckiego 633/1972
- nie ma obowiązku wystawiania faktur elektronicznych za pośrednictwem włoskiego systemu SDI / włoski odpowiednik KSEF.
- nie ma obowiązku otrzymywania faktur za pośrednictwem SDI ani rejestrowania się w SDI.
Może nadal wystawiać/otrzymywać faktury analogowe (papierowe lub w formacie PDF poza SDI), zgodnie z włoskimi przepisami dotyczącymi podatku VAT oraz obowiązkami rejestracji i przechowywania.
Ma możliwość dobrowolnego korzystania z fakturowania elektronicznego za pośrednictwem SDI, jeśli wyrazi taką chęć i będzie miał ku temu techniczne możliwości.
Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych za pośrednictwem SDI spoczywa na włoskich podmiotach gospodarczych lub mających stałą siedzibę we Włoszech, czyli zakład podatkowy we Włoszech.
5. Nie potrzebuję już włoskiego numeru VAT. Jak się wyrejestrować?
Decyzji o wyrejestrowaniu włoskiego numeru VAT nie należy podejmować pochopnie, głównie z powodu skomplikowania i długiego czasu trwania procedury jego nadania. Samo wyrejestrowanie numeru VAT we Włoszech można wykonać zarówno w formie papierowej, składając go w US w Pescarze na wniosku ANR3, lub elektronicznie.
Wybierając formę elektroniczną do wykonania przez uprawnionego pośrednika, potwierdzenie wyrejestrowania numeru uzyskuje się bardzo szybko, nawet w ciągu jednego dnia.
Jeżeli masz pytania dotyczące VAT compliance we Włoszech, chętnie na nie odpowiemy w formie konsultacji online i/lub porady podatkowej pisemnej.
Zapraszamy do korzystania z naszych usług.
Dott.ssa Anna Czerwinska
Tributarista Legge 4/2013
A.N.CO.T N. 4468
FTA ADVISORS S.R.L.
FTA ADVISORS S.R.L. dokłada wszelkich starań, aby treści na blogu były wyczerpujące i aktualne. Stan prawny odpowiada dacie publikacji i opiera się na włoskich przepisach podatkowych. Materiały udostępniane na blogu FTA ADVISORS S.R.L. nie stanowią porady podatkowej.
